Alles, was Sie über KI im Mittelstand wissen wollten

Ein KI-Manager sorgt dafür, dass künstliche Intelligenz im Unternehmen einen messbaren Nutzen bringt. Er klärt Ziele und Daten, wählt passende Werkzeuge aus, schult die Mitarbeitenden und achtet auf DSGVO und EU AI Act. Er ist das Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und Technik.

Vor allem Zeit. Allein die Tourenplanung im Außendienst spart mit Microsoft Copilot 54 bis 126 Stunden pro Jahr, ERP-Berichte rund 80 Stunden. Dazu kommen weniger Routinearbeit, schnellere Texte in mehreren Sprachen und mehr Raum für Kunden und Ideen.

Bei einer Aufgabe, die regelmäßig Zeit frisst und sich messen lässt, zum Beispiel Berichte, das Postfach oder Produkttexte. Ziel festlegen, die Zeit vorher messen, mit dem vorhandenen Werkzeug testen, Ergebnis vergleichen. Ein kleiner Erfolg öffnet die Tür für den nächsten.

In den Praxisbeispielen von Volker Schön sparte Microsoft Copilot 75 bis 87 Prozent bei der Tourenplanung im Außendienst, das sind 54 bis 126 Stunden pro Jahr. ERP-Berichte brauchten 83 Prozent weniger Zeit, rund 80 Stunden pro Jahr. Produkttexte in drei Sprachen entstanden in einem Zehntel der Zeit.

Das hängt vom Ziel ab. Es fallen Lizenzkosten für das Werkzeug an, dazu Zeit für Einführung und Schulung. Entscheidend ist der Gegenwert: Spart eine Aufgabe rund 80 Stunden im Jahr, lässt sich die Investition sauber gegenrechnen. Deshalb klärt Volker Schön zuerst, ob und wie sich der Nutzen messen lässt.

Erste Erfolge gibt es nach wenigen Tagen. Eine kurze Schulung, die Mitarbeitenden wenden das Gelernte direkt an und sparen Zeit. Für eine echte Einführung mit vorher gemeinsam festgelegtem Ziel sollten Sie sechs bis acht Wochen einplanen.

Starten Sie mit dem Werkzeug, für das Sie schon Lizenzen bezahlen. In vielen Unternehmen ist das Microsoft Copilot. Für Spezialfälle können Sie später gezielt weitere Lizenzen dazukaufen. Wer dagegen zuerst für alle neue Tools kauft, riskiert eine sehr teure Google-Suche.

Nein. Die drei Praxisbeispiele auf dieser Seite sind ohne eine Zeile Code entstanden, nur mit Microsoft Copilot. Wichtiger ist, die Aufgabe klar zu beschreiben. Das nennt man Prompting, und die Grundlagen lernt man in wenigen Stunden.

Microsoft 365 Copilot kann datenschutzkonform eingesetzt werden, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Dazu gehören der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft, saubere Zugriffsrechte, klare Regeln für die Mitarbeitenden und je nach Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Copilot sieht nur, was der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Eine Rechtsberatung ersetzt diese Einschätzung nicht.

Ja. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 des EU AI Act von Unternehmen, die KI einsetzen, dass sie die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden fördern. Das gilt auch für kleine und mittlere Unternehmen und auch für Werkzeuge wie ChatGPT oder Copilot.

Nur in Werkzeuge, die das Unternehmen dafür freigegeben hat. Bei kostenlosen KI-Tools können Eingaben zum Training genutzt werden. Kundendaten, personenbezogene Daten und Betriebsgeheimnisse gehören dort nicht hinein. Eine kurze interne Richtlinie schafft Klarheit für alle.

Teilweise. Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten des EU AI Act. Chatbots müssen als KI erkennbar sein, Deepfakes müssen gekennzeichnet werden. Deepfakes sind realistisch wirkende KI-Bilder, -Videos oder -Stimmen von echten Personen. Normale Firmentexte, die ein Mensch geprüft hat, brauchen keinen Hinweis. Volker Schön kennzeichnet KI-Inhalte trotzdem, auch auf dieser Seite.

Nein. KI schafft Freiräume für Aufgaben, die bisher liegen geblieben sind: ein besseres Reporting, mehr Zeit für Kundenakquise oder kreativeres Marketing. Die Mitarbeitenden werden dadurch nicht überflüssig. Sie werden wertvoller für das Unternehmen.

Im Gegenteil. Erfahrene Mitarbeitende sind oft die besten KI-Nutzer. Sie wissen, welche Fragen sie stellen müssen, und erkennen sofort, wenn eine Antwort nicht stimmt. Erfahrung und Wissen plus KI: Das ist der eigentliche Schub für ein Unternehmen.

Nicht drängen, sondern zeigen. Zuerst übersetzen, was KI für die eigene Arbeit bedeutet. Dann an einem echten Fall vorführen, wie viel Zeit sie spart. Ein sichtbarer Erfolg überzeugt mehr als jede Präsentation. Und wer sich zu alt dafür fühlt: Volker hat das Faxgerät auch überlebt.

Eine Festanstellung oder ein Projekt, in dem er KI im Unternehmen einführt und die Menschen mitnimmt. Raum Düsseldorf, hybrid oder remote, ab sofort verfügbar.

Ruhe, Erfahrung und Zusammenhänge, die man ihm nicht erst erklären muss. Volker Schön kennt Produktion, Einkauf, Vertrieb und Marketing von innen. Bei der Einführung von KI schlägt Praxis die Jugend. Die Technik lernt man in Wochen, den Mittelstand in Jahrzehnten.

Am schnellsten per E-Mail an volkerschoen@outlook.com oder telefonisch unter 015678 64 50 43. Gern auch über LinkedIn.